גנזך המדינה מציע מספר כללים שיעזרו לבצע את התהליך:
1. נהלים - כתיבת נהלים והנחיות ברורות לצורך התפעול השוטף של מערכת ניהול ארכיב ורשומות דיגיטליים.
2. שימור אלקטרוני - הארגון יפתח יכולות טכנולוגיות, ניהוליות ואנושיות בארגון כדי לתמוך בתהליכי השימור של ארכיב ורשומות
3. בקרת איכות - תכנון וביצוע בדיקות קבלה למערכת ,בדיקה יסודית כי כל המסמכים של הארגון אכן מתויקים במערכת , נוצרים בהתאם לנהלים ומגיעים ליעדם.
4. ניהול תצורה – לוודא שהמערכת תואמת את מערכות המחשב של הארגון.
5. תרבות ארגונית – יצירת תרבות ארגונית המדגישה את חשיבות ניהול הרשומות ושימור רשומות טוב. ביצוע הדרכות לעובדים והסברה כי המערכת תורמת ליעילות הארגונית ולחיסכון בתשומות שונות של נייר , זמן עבודה, תיוק, מקום וכסף.
רונן כהן צמח בעל תואר שני מוסמך מנהל עסקים בהתמחות מערכות מידע משמש כמנכ"ל ובעלים של חברת ארכיביון מקבוצת ארכיב גרופ. החברה משרתת אלפי עסקים ברחבי ישראל במתן שירותי ארכיב . בנוסף משמש רונן כיו"ר ארגון חברות הארכיב תחת איגוד לשכות המסחר וכן כמנהל ארכיון מוסמך מטעם גנזך המדינה. רונן חבר כנציג ישראל בארגון העולמי של חברות ארכיב prism .
